Robot: schoonmaak of software?

De fysieke schoonmaakrobot is aan een opmars bezig in de schoonmaakbranche. Je kent het vast wel: een glazenwasrobot, afvalrobot of schrobzuigmachine. De schoonmaakbranche heeft deze ontwikkeling inmiddels in het vizier. Enorm relevant in de strijd tegen de krappe arbeidsmarkt en snijdende concurrentie. Zijn digitale vriend, de software robot, is echter relatief onbekend terwijl de mogelijkheden legio zijn op dat gebied. Voor veel organisaties (zowel klein als groot) in andere sectoren maken software robots al onderdeel uit van de dagelijkse bedrijfsprocessen. Zo gebruikt ING software robots om het personeelstekort voor witwas bestrijding op te vullen.

Maar wat kan en doet een software robot? We leggen het uit aan de hand van een vergelijking met de inmiddels bekende schoonmaakrobots. Hierbij belichten we de overeenkomsten, maar ook de verschillen. We kunnen je alvast verklappen: beide type robots zijn onmisbaar om personeelstekorten en de fikse concurrentie tegen te gaan.

Overeenkomst 1: Efficiënter werken

Zowel schoonmaakrobots als software robots streven ernaar processen efficiënter uit te voeren met minder fouten. Het gaat hier om efficiëntie in de breedste zin van het woord. Waar bijvoorbeeld een glazenwasrobot ervoor zorgt dat ramen binnen no-time weer spik en span zijn, zorgt een software robot er onder andere voor dat de urenregistraties weer helemaal op orde zijn.

Een schoonmaakrobot om 3:00 haar werk laten doen? Dat is geen probleem. Schoonmaakrobots slapen niet en voor software robots is dat niet veel anders. Want ook een software robot is 24 uur per dag inzetbaar om werk te verrichten. Dus mocht je om welke reden dan ook om 5:00 je facturen willen laten inboeken, dan doet een software robot dat van harte!

Overeenkomst 2: Geen robots, maar cobots

De medewerker staat centraal - beide type robots ondersteunen medewerkers in hun werkzaamheden. Net als schoonmaakrobots nemen software robots dus niet de plek in van medewerkers. Integendeel, ze ontlasten het personeel door tijdrovende werkzaamheden uit handen te nemen zodat er meer tijd en aandacht beschikbaar is voor waardetoevoegend werk. De werkzaamheden waar ‘mensen’ in kunnen accelereren, zoals klantcontact. Maar ook het verlagen van werkdruk is in beide gevallen een bijkomend voordeel. Kortom, zowel schoonmaakrobots als software robots zijn échte teamplayers (in robot terminologie ook wel: cobots).

Overeenkomst 3: Flexibele bezetting

Ooit een schoonmaakrobot vakantie zien aanvragen? Wij ook niet. Ook software robots zien wij niet snel een vakantie aanvraag doen. Daarmee vormen robots een vaste kracht in de organisatie wat operationele risico’s minimaliseert. Dit is met name relevant in een onzekere arbeidsmarkt zoals de facilitaire dienstverlening. Daarnaast bieden robots de mogelijkheid om de capaciteit efficiënt op- en af te schalen op basis van de vraag. Is het bijvoorbeeld nodig om een tandje bij te zetten in een drukke maand? Prima, dan dan zet je er een extra robot naast.

Verschil 1: Op de computer versus op de (werk)vloer

Hoewel beide type robots heel veel gemeen hebben, zijn er natuurlijk ook verschillen. Terwijl schoonmaakrobots zich beperken tot de taken waar fysieke arbeid mee gemoeid is, voeren software robots juist digitale processen uit. Oftewel: de processen die nu veelal met de hand op de computer worden gedaan. Een voorbeeld hiervan is de financiële administratie.

Mocht jij je op dit punt afvragen: zit er dan een robot achter een computer? Nee, maar wel 'in' de computer. Een software robot is namelijk niets meer dan slimme software (Robotic Process Automation) die muisklikken en toetsaanslagen onthoudt en reproduceert.

Verschil 2: Software robots zijn van alle markten thuis

Waar een schoonmaakrobot is gespecialiseerd in één specifieke taak, kan een software robot in korte tijd getraind worden uiteenlopende processen op te pakken, zoals:

• Controleren en invoeren van administratieve gegevens (bv: gewerkte uren en verlofgegevens).
• Bijhouden van archieven en bestanden.
• Verzamelen van cijfermatige gegevens tot overzichten.

Deze processen beperken zich zeker niet uitsluitend tot administratie. Dit is er namelijk ook mogelijk:

• Het koppelen van verschillende systemen, applicaties of portalen die oorspronkelijk niet met elkaar communiceren. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat medewerkers en klanten, maar ook onderaannemers, ieder in hun eigen systeem inzage hebben in de actuele planning.
• Datagestuurde dienstverlening mogelijk maken door data vanuit verschillende systemen, applicaties of portalen op te halen en aan te leveren. Met deze data kunnen automatisch meldingen worden uitgestuurd of real-time dashboards worden gecreëerd, bijvoorbeeld in het geval van sensordata. Handig, wanneer je bijvoorbeeld een real-time overzicht wilt hebben van de bezetting.

Verschil 3: Laagdrempelig beginnen met software robots

De aanschaf van een schoonmaakrobot kan al gauw tot in de tienduizenden euro's oplopen. Dan is het nog maar de vraag of zo’n robot daadwerkelijk goed werk levert. Bij software robots ligt dit anders. Zij vergen namelijk een veel kleinere investering en kunnen met een korte implementatietijd van slechts 1-3 weken (!) bliksemsnel ingezet worden. Door de geringe investering zien veel bedrijven hun kans schoon om ervaring op te doen met software robots.

‍