28
December 2023
Als grootste G4 gemeente van Nederland maakt de Gemeente Amsterdam zich dag en nacht hard voor elke Amsterdammer. Om inwoners daarom nog beter van dienst te zijn, legt de gemeente zich toe op digitalisering via het Microsoft 365 pakket waar procesoptimalisatie met behulp van SharePoint en Power Automate onder valt.
Deze digitalisering speelt een cruciale rol, vooral wanneer het gaat om transparantie en openheid naar de burgers toe.
In dit kader staat de Woo (Wet Open Overheid) centraal. Iedereen mag op grond van deze wet de gemeente verzoeken informatie openbaar te maken. Mocht je het interessant vinden, dan kun je hier lezen hoe de Gemeente Amsterdam dat proces heeft geoptimaliseerd.
Daarnaast maken gemeentes ook volledig uit eigen initiatief documenten openbaar. Dit wordt ook wel de actieve openbaarheid genoemd. Gezien de grootte van de Gemeente Amsterdam is dit een grote klus met complexe uitdagingen.
Om documenten op de juiste manier en compleet aan te leveren aan het stadsarchief, zijn gemeentes gebonden aan voorgedefinieerde normen. Deze norm, ook wel TMLO/MDTO genoemd, legt simpelweg voor dat gemeentes documenten altijd moeten aanleveren met de juiste metagegevens.
Het geheel van documenten en metagegevens vormen de 'SIP' (niet te verwarren met ZIP), die wordt verzonden naar het stadsarchief ter archivering.
Elk document dat de Gemeente Amsterdam openbaar wil maken, bevat metagegevens. Dit zijn gegevens zoals een datum, een naam, maar ook het bestandstype. Een stadsarchief kan deze gegevens alleen goed uitlezen, wanneer de metagegevens in een XML format staan conform TMLO/MDTO.
Om met de hand de gegevens in XML format te zetten is een arbeidsintensieve taak. Dit komt mede omdat een XML formaat initieel bedoeld is voor computers om uit te lezen en niet voor mensen om mee te werken.
Tevens komt daar bij dat de volume van bestanden ter aanlevering een aanzienlijk grote rol speelt in eventuele typfouten die kunnen optreden.
Bij het aanleveren van documenten aan het stadsarchief is het belangrijk om te weten wat de status is van aanlevering. Mocht een SIP onverhoopt toch informatie missen, dan is het zaak om deze zo snel mogelijk alsnog aan te leveren.
Zonder een duidelijk overzicht, is het voor medewerkers moeilijk grip te krijgen op aanleveringen. Hierdoor loopt de Gemeente Amsterdam het risico dat documenten veel te laat aangeleverd worden bij het stadsarchief.
In samenwerking met Tingk heeft de Gemeente Amsterdam een oplossing ontwikkeld waarmee gebruikers gemakkelijk documenten en bijbehorende metagegevens kunnen aanleveren.
Met speciaal ontworpen invulformulieren kunnen gebruikers op een gestructureerde manier documenten aanleveren aan het stadsarchief. Omdat de gemeente al gebruik maakte van Microsoft 365, hoefden zij geen extra licenties of software aan te schaffen.
De oplossing maakt namelijk volledig gebruik van SharePoint, die de gemeente al reeds in gebruik heeft.
Met de SharePoint oplossing kunnen gebruikers eenvoudig documenten aanleveren om openbaar te maken door het stadsarchief.
Dit is bijvoorbeeld het geval bij categorieën. Zodra er op dossierniveau een categorie wordt geselecteerd, dan wordt deze automatisch ook ingevuld voor ieder bestand. Uiteraard is de gebruiker vrij om deze aan te passen.
Zodra de gebruikers alle gegevens heeft verstrekt, kan het formulier opgeslagen worden. De technologie erachter doet de rest.
Nadat gebruikers op opslaan geklikt hebben, gaat de achterliggende technologie aan het werk. Middels zogeheten 'Power Automate Flows' worden de SIP's automatisch gegenereerd. De door de gebruikers verstrekte metagegevens worden razendsnel in een XML format gegoten. Hieruit vloeit een XML bestand dat volledig conform de TMLO/MDTO norm is.
Daarnaast zorgen de Power Automate Flows ervoor dat het XML format met metagegevens netjes wordt samengebundeld met de aan te leveren documenten. Het geheel (de SIP) wordt vervolgens middels een SFTP verbinding naar het stadsarchief verstuurd.
De gebruiker heeft hier verder geen werk meer aan, behalve dat deze nog netjes een mail ontvangt dat de documenten met succes zijn aangeleverd aan het stadsarchief.
Gebruikers kunnen ook de status van de aanlevering bijhouden in Sharepoint. Zo zien ze op ieder moment, waar ze maar willen, wat er gebeurd is met een aanlevering.
Bovendien worden aanleveringen conform de bewaartermijn automatisch verwijderd. Deze zijn namelijk al met succes verwerkt door het stadsarchief en hoeven dus niet meer bewaard te worden in de SharePoint documentsbibliotheek.
SharePoint (Documentenbibliotheek): De oplossing waarmee gebruikers via het web bestanden overzichtelijk kunnen opslaan. We noemen het ook wel een OneDrive, maar dan voor het gezamenlijk delen van bestanden.
Power Apps: Een oplossing om apps mee te ontwikkelen, waaronder de slimme invulformulieren die gebruikt worden voor de SharePoint Documentenbibliotheek.
Power Automate Cloud: een oplossing om applicaties met elkaar te koppelen via voorgekauwde integraties (API's). Bekijk hier voorbeelden.
De Gemeente Amsterdam heeft met deze nieuwe innovatieve manier van documenten aanleveren een grote stap gemaakt in het goed en zorgvuldig navolgen van de WOO (Wet Openbare Overheid).
De combinatie van mens en technologie heeft ervoor gezorgd dat gebruikers alleen het minimale hoeven te doen, waarbij de technologie de rest oppakt. Daarnaast zorgt het overzicht ervoor dat gebruikers te allen tijde documentinformatie kunnen terugvinden zonder de angst iets kwijt te raken.
Op zoek naar hulp op het gebied van Power Automate of Power Apps? Boek gemakkelijk een vrijblijvende meeting met onze specialist en laat je helpen!
