Hoe herken je een proces rijp voor automatisering: aanpak, tips en voorbeelden

Hoe goed je automatisering ook in de vingers hebt: het identificeren van de juiste processen is cruciaal. Zo zijn de mogelijkheden met het Power Platform eindeloos. “Goed” zou je denken! Maar uit ervaring komt het vaak voor dat men de bomen door het bos niet meer ziet. In dit blog krijg je voldoende inspiratie middels tips en voorbeelden, zodat je de vertaalslag naar je eigen organisatie kan maken.

De People, Process en Technology aanpak

People, process en technology is de mindset die je moet hanteren als je opzoek gaat naar processen. Juist in die volgorde. Het begint namelijk allemaal op de werkvloer, waar mensen (“people”) allerlei taken uitvoeren. Sommige van die taken zijn vatbaar voor automatisering. Welke dat zijn, gaan we hierna op in.

Zulke taken maken onderdeel uit van een overkoepelend proces (“process”). Dat proces moet je vervolgens in kaart brengen om te inventariseren in welke mate de technologie (“technology”) binnen het Power Platform een rol kan spelen. Van Robotic Process Automation, AI, API’s tot aan apps en chatbots. Het is belangrijk in contact te staan met de werkvloer. Met deze aanpak zorg je ervoor dat automatisering daadwerkelijk waarde levert voor de business, waar technologie ondersteunend is aan de mens.

Laten we ieder van de componenten in de aanpak doorlopen, te beginnen bij People.

People: 4 symptomen voor automatisering

Organisaties staan er niet altijd bij stil dat bepaalde taken te automatiseren zijn. Ook al weet je dat er kansen liggen. We zeggen altijd dat je met een bepaalde lens naar je processen moet kijken. Door deze lens vallen je een viertal ‘symptomen’ op die aangeven dat er een kans op automatisering is:

• Ik heb kopieer-en-plakwerk: Informatie overkloppen, uploaden en downloaden kost veel waardevolle tijd (en is vaak minder leuk werk).

• Ik moet gegevens controleren: Gegevens controleren, valideren en monitoren voor maximale kwaliteit is arbeidsintensief en foutgevoelig.​
• Ik maak fouten in mijn werk: Een foutje is zo gemaakt wanneer processen met de hand worden uitgevoerd, terwijl processen first-time right moeten worden uitgevoerd omwille van bijvoorbeeld compliance redenen.​
• Ik heb data die vast zit: Waardevolle data uit één of meerdere systemen voor inzichten halen. Je wilt de data eruit trekken voor interessante analyses in BI-tools bijvoorbeeld.​ Hetzelfde geldt voor informatie halen uit bestanden of formulieren die ongestructureerde informatie bevatten.​

Zie de bovenstaande categorieën als de bril waardoor je kijkt naar taken. In de praktijk zien wij dat je de daaruit volgende toepassingen onder (minstens) één van bovenstaande bakjes kan plaatsen. Een drietal voorbeelden om een beeld te geven:

• Bij het Saxenburgh Ziekenhuis werd informatie van het ene naar het andere systeem handmatig overgetypt. Typisch kopieer-en-plakwerk. Dit transferproces van een patiënt is nu compleet geautomatiseerd. Lees hier meer.
• Bij de Gemeente Amsterdam was er mededoor Excel sheets troebel inzicht te verkrijgen in de afhandeling vanWoo-verzoeken (Wet Open Overheid) binnen de wettelijke termijn. Via een combinatie van Power Apps en Power Automate hebben wij een systeem opgetuigd dat automatisch verzoeken toekent en herinneringen stuurt. Dit data fundament is ook direct gekoppeld aan PowerBI voor de juiste analyses. Lees hier meer.
• Bij Dimence Groep werden facturen, die in het inkoopsysteem terecht kwamen, gecontroleerd met de bedragen in de daadwerkelijke factuur. Een foutje in het overnemen of over het hoofd zien van een bedrag lag dus voor de hand. Dit factuurproces is nu compleet geautomatiseerd. Lees hier meer.

Process: 100/0 of 80/20

Zodra je een aantal taken helder hebt, kun je kijken wat het overkoepelende proces is. Bekijk welke andere taken deel uitmaken van het proces. We maken daarbij onderscheid tussen twee type processen:

• Kop-staart processen: je komt erachter dat het gehele proces te automatiseren valt. Een aantal voorbeelden: factuurverwerking, voorraadbeheer, inkoopproces, financiële rapportages, contentcreatie, documentbeheer en loonadministratie.
• 80/20 processen: het betekent niet per definitie dat je het gehele proces van top tot teen moet automatiseren. Zo kan het erg aantrekkelijk zijn om 80% van de volume te automatiseren en 20% aan een mens over te laten.

Technology: de 3 gouden regels

Je hebt de juiste processen in de business ontdekt. Maar wat is er technisch mogelijk? Misschien minder spannend, maar wel relevant. Zo zijn er vanuit een technisch oogpunt drie regels waar een proces aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor automatisering. Die zijn als volgt:

• Digitaal proces: de data die in het proces vloeit is in digitaal format. Simpel gezegd kan je de data op je computer weergeven. Dit is vrijwel altijd al het geval, tenzij je met papieren notities werkt of iets dergelijks. Gescande documenten zijn bijvoorbeeld ook geschikt.
• Op regels gebaseerd: Het proces kan op basis van vooraf gedefinieerde regels uitgevoerd worden. Hier is het voornamelijk belangrijk dat cognitieve, menselijke beslissingen geen onderdeel uitmaken.
• Hoge volume, niet complex: Het proces wordt (bijna) altijd op dezelfde manier uitgevoerd. Er zijn zo min mogelijk uitzonderingen in het proces. Daarbij is de vuistregel vijf uitzonderingen per proces. Met deze uitzonderingen kan je overigens nog spelen. Sommige uitzonderingen kan je bijvoorbeeld handmatig laten oppakken of controleren.

Deze regels zijn daarnaast bewerkelijk: in de praktijk zie je dat organisaties processen tweaken om zo klaar te stomen voor automatisering. De data input van het proces is idealiter zo gestandaardiseerd mogelijk. Stel dat medewerkers een formulier invullen, waarbij een automatisering de data vervolgens in een systeem verwerkt. Het is dan verstandig om alle noodzakelijke velden in het formulier verplicht te maken. De automatisering loopt daardoor niet onverwachts spaak, als er een veld leeg is. En zo voorkom je ook dat medewerkers data moeten aanvullen.

Hopelijk heb je na het lezen van dit blog genoeg inspiratie opgedaan om op een gestructureerde aanpak processen te identificeren!